Työmaapäiväkirja on dokumentti, johon kirjataan työmaan tapahtumat, tiedot ja olosuhteet yleensä päivittäin. Vai onko sittenkään?
Miksi niin usein työmaapäiväkirja on täyttämättä kokonaan tai työmaan tärkeät tapahtumat eivät ole päätyneet päiväkirjaan asti?
Voisiko syy löytyä siitä, millainen päiväkirja on? Monimutkainen, epäselvä tai päällekkäisiä kirjauksia sisältävä päiväkirjan täyttö on turhauttavaa. Tällöin merkintöjen laatu kärsii.
Hyvän työmaapäiväkirjan tärkein kriteeri on helppous
Päiväkirjan täyttö tulee tehdä niin helpoksi, että se tulee aina tehtyä, sillä epäsäännöllisesti täytetty työmaapäiväkirja on melko hyödytön. Työmaan koko kuitenkin vaikuttaa siihen, kuinka usein päiväkirja tulee täyttää, joten yhtä oikeaa mallia päiväkirjan pitoon ei ole. Mutta mitä helppo työmaapäiväkirja tarkoittaa?
Mitä erilaisia vaihtoehtoja työmaapäiväkirjan pitoon on?
Työmaapäiväkirjan käyttö on muuttunut viime vuosien ja vuosikymmenien aikana. Kuten muukin dokumentointi, työmaan tapahtumien ja tietojen kirjaaminen on siirtynyt ensin paperista Exceliin ja lopulta tietokone- ja mobiilisovelluksiin.
Seuraavaan taulukkoon on koottu lyhyesti, miten työmaapäiväkirjojen kehitys on vaikuttanut niiden käytettävyyteen.
Aiemmin julkaistusta artikkelistamme voit halutessasi lukea tarkemmin eri tyyppisistä työmaapäiväkirjoista.
| Lyhyt kuvaus | Käytettävyys | |
| Paperinen työmaapäiväkirja | Ruutuvihko, itsejäljentävä paperi tai Excel-pohjasta tulostettu lomake. | Pääosin historiaa, sillä ei kulje automaattisesti mukana. Yhä järkevä vaihtoehto yksittäiselle työmaalle kun käyttäjiä on vain muutama. |
| Taulukkopohjainen työmaapäiväkirja | Vastaa ajatukseltaan paperista versiota, mutta sitä voi täyttää myös suoraan tietokoneelta. | Toimii yksittäisille työmaille hyvin. Monet yritykset käyttävät vielä, mutta hallinta vaatii paljon manuaalista työtä. Haastavaa saada työntekijät täyttämään säännöllisesti. |
| Sähköinen työmaapäiväkirja | Työmaan tiedot kerätään valmiiksi räätälöityyn tietokoneohjelmaan. | Valmista järjestelmää on helppo täyttää ja tietoja voidaan myös helpommin etsiä ja hyödyntää. Ei enää tallessa pidettäviä paperilappuja, kansioita tai siirrettäviä tietoja. Haasteena on, että tietokonetta ei ole mielekästä käyttää työmaalla, missä kirjaukset käytännössä pitäisi tehdä, jotta ne tulisi tehtyä. |
| Työmaapäiväkirja-mobiilisovellus | Vastaa sähköistä työmaapäiväkirjaa, mutta ohjelmasta tehty myös helppokäyttöinen puhelimella toimiva versio. | On aina mukana jokaisen työntekijän taskussa. Ylivoimaisesti helpoin tapa saada kirjaaminen kaikille rutiiniksi. Ominaisuudet ja käytettävyys parempia, esim. mahdollisuus kuvien liittämiseen suoraan puhelimelta. |
Kuten taulukosta nähdään, sähköistymisen ja mobiilisovellusten myötä tiedon tallentaminen, siirto sekä päiväkirjan jakaminen on helpompaa. Myös ominaisuuksia on enemmän. Päiväkirjan täyttäminen ja järkevä hyödyntäminen on siis tehty koko ajan näppärämmäksi.
Työmaapäiväkirja -palvelua tarjoavia yrityksiä on paljon ja netti pursuilee esimerkkejä työmaapäiväkirjan pitoon. Tarjolla on myös ilmaisia pohjia. Mutta millainen päiväkirja kannattaa valita ja kannataako päiväkirjasta maksaa?
Tärkeimmät työmaapäiväkirjan ominaisuudet
Yrityksen tulee tietää omat tavoitteet päiväkirjan täytölle ja osata viestiä se myös asentajille. Jos työmaapäiväkirjan tavoite on kirkkaana mielessä, on helpompi myös päättää, mitä päiväkirjaan kirjataan ja mitä ominaisuuksia omaan työmaapäiväkirjaan halutaan.
Hyvä työmaapäiväkirja pitää sisällään vain yritykselle ja sen asiakkaille tarpeellisia tietoja. Lue halutessasi lisää työmaapäiväkirjan teosta ja esimerkkisisällöistä täältä.
Turhaa kirjaamista ja ylimääräisiä ominaisuuksia kannattaa välttää. Pienelle, yksittäiselle työmaalle päiväkirjan pitoon riittää paperinen vihko tai taulukko – myös ilmaiseksi netissä täytettävä valmis pohja on hyvä vaihtoehto.
Paperi, Excel-pohja tai ilmaiset esimerkkipohjat eivät kuitenkaan tarjoa ratkaisua kahteen tärkeimpään tarpeeseen, joita säännöllisesti urakoita tekevä yritys työmaapäiväkirjalta kaipaa:
- Kirjaamisen helppous
Kirjaamisen helppous on työmaapäiväkirjan ehkä tärkein ominaisuus, sillä asentajat, joiden kirjaukset pääosin pitäisi tehdä, eivät motivoidu työstä, joka on vaikeasti hoidettavissa ja jonka merkitys jää hämäräksi. Jos työntekijällä on tunne, että tietoja ei koskaan tarvita tai tieto pahimmillaan hukkuu, kirjaustyö jää tekemättä.
Mobiilisti optimoitu työmaapäiväkirja on kirjaamisen kannalta ehdottomasti helppokäyttöisin, sillä puhelin löytyy jokaiselta taskusta. Eri vaihtoehtoja tutkiessa kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin seikkoihin:
– Päiväkirjan käyttö tuntuu puhelimella miellyttävältä ja helpolta.
– Päiväkirjaan saa lisättyä kaikki tarvittavat tiedot ja esimerkiksi kuvat suoraan puhelimella. - Manuaalisen työn minimointi
Sekä asentajan että yritysjohdon kannalta kaikki ylimääräinen säätäminen, tiedon siirtäminen käsin ja päällekkäisten kirjausten tekeminen on turhauttavaa työtä ja ajankäytön hukkaa (esim. paperilla olevien tietojen siirtäminen koneelle tai Excelistä tiedon siirtäminen toiseen järjestelmään).
Sähköinen, mobiilisti toimiva työmaapäiväkirja mahdollistaa parhaimmillaan sen, että kirjatut tiedot ja suoraan puhelimella otetut kuvat tallentuvat ja siirtyvät automaattisesti oikeaan paikkaan ja näkyvät oikeille henkilölle reaaliajassa.
Jos haluat kokeilla työmaapäiväkirjan käyttöä puhelimella tai tietokoneella, Easoft Docsilla on työmaapäiväkirja esimerkkipohja, jonka voi täyttää, tallentaa ja tulostaa ilmaiseksi.
Pidemmän tähtäimen ratkaisua etsivälle Easoft toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa sekä mobiilisti toimivan työmaapäiväkirjan että kaiken muun operatiivisen johtamisen saman järjestelmän kautta.
