Easoft Docs -ominaisuudet
Sähköinen allekirjoitus – tietoturvaa ja tehokkuutta liiketoimintaan
Paperisten asiakirjojen ja dokumenttien allekirjoittaminen, postittaminen ja arkistointi on vaivalloista ja vanhanaikaista. Viime vuosina yhä useampi palaveri on pidetty ja sopimus allekirjoitettu etänä. Sähköinen allekirjoitus säästää aikaa ja vähentää vaivaa.
Sähköisen allekirjoituksen ansiosta sopimusten allekirjoittaminen on kätevämpää ja nopeampaa.
Dokumenttien käsittely ja säilytys on turvallista ja helppoa: dokumentit tallentuvat automaattisesti oikeaan paikkaan, ja pääsy niihin on vain asianmukaisilla henkilöillä. Vaikka dokumentti allekirjoitettaisikin paikan päällä, sähköinen allekirjoitus helpottaa sen käsittelyä ja hallintaa.
Sähköinen allekirjoitus paikallisesti tai vahvalla tunnistautumisella
Easoft Docsin sähköisen allekirjoituksen voi ottaa käyttöön kahdella eri tavalla: paikallisesti tai vahvalla sähköisellä tunnistautumisella.
Paikallinen allekirjoitus tarkoittaa sitä, että allekirjoitus piirretään puhelimen tai tabletin näytölle sormella tai kosketusnäyttökynällä. Kummassakin tapauksessa osapuolet saavat allekirjoitetun dokumentin sähköpostiinsa, minkä lisäksi dokumentin löytää Easoftin Docsista.
Paikallinen allekirjoitus on erityisen kätevä esimerkiksi työmaalla. Lopputarkastuspöytäkirja tulee allekirjoitettua heti lopputarkastuksen päätteeksi, ja asiakirjan allekirjoitettu kappale on välittömästi tallessa kaikilla asianomaisilla ilman useampaa allekirjoitusta ja kuljetus-, postitus- tai skannausvaivaa.
Easoft Sign
Allekirjoitus vahvalla tunnistautumisella
Sähköinen allekirjoitus vahvalla tunnistautumisella edellyttää tunnistautumista pankkitunnuksilla, ja tämän vuoksi se on myös kansainvälisesti lainvoimainen ja juridisesti yhtä pätevä kuin kynällä kirjoitettu.
Vahvan tunnistautumisen ansiosta allekirjoittaminen onnistuu mistä käsin ja mihin aikaan tahansa, minkä ansiosta osapuolet voivat tutustua allekirjoitettavaan dokumenttiin rauhassa ja allekirjoittaa sen itselleen sopivana ajankohtana.
Easoft Sign -allekirjoituspalvelun voi ottaa käyttöön joko sellaisenaan tai osana Easoft Docs -järjestelmää tai Easoft ERP -toiminnanohjausjärjestelmää.
Miksi sähköinen allekirjoitus kannattaa?
Sähköisen allekirjoituksen ansiosta:
- kaupanteko ei jää roikkumaan
- aikaa ja rahaa säästyy: arvokasta työaikaa ei tarvitse käyttää sopimusten kuljettamiseen, postittamiseen tai odotteluun
- dokumentin voi toimittaa useammalle ihmiselle allekirjoitettavaksi yhtä aikaa
- allekirjoittaminen tapahtuu helposti: dokumentin esikatselu ja allekirjoittaminen eivät vaadi sovellusta, vaan allekirjoitus onnistuu selaimen kautta millä tahansa laitteella
- allekirjoitusprosessia voi seurata reaaliaikaisesti: järjestelmästä näkee,ketkä asiakirjan ovat allekirjoittaneet, ja tarvittaessa allekirjoittamisesta voi muistuttaa
- allekirjoitusajankohta tallentuu tietoihin automaattisesti
- allekirjoitetut dokumentit pysyvät tallessa varmemmin ja tietoturvallisesti: allekirjoitettu dokumentti lähetetään asianomaisten sähköpostiin automaattisesti, minkä lisäksi se tallentuu Easoftin järjestelmään
- kuluu vähemmän paperia – luonto kiittää, ja säilytystilan tarve pienenee.
Sähköinen allekirjoitus – ota käyttöön
Sähköinen allekirjoitus on olennainen osa liiketoiminnan hallintaa ja tehostamista sekä dokumenttien tietoturvallista käsittelyä. Sähköisen allekirjoituksen voi ottaa käyttöön joko osana Easoft Docs -järjestelmää tai Easoft ERP -toiminnanohjausjärjestelmää.
Voit myös halutessasiottaa käyttöön pelkän sähköisen allekirjoituspalvelun Easoft Signin.
Lataa maksuton tietopaketti:
Ratkaise 5 jokapäiväistä haastetta työkohteissa
Mitä jos työpäiväsi olisivat lyhyempiä, asiakkaasi reklamoisivat vähemmän ja työntekijäsi olisivat tyytyväisempiä? Samalla myös yrityksesi kannattavuus paranisi.