Easoft Docs -ominaisuudet
Dokumenttien ja kansioiden jakaminen
Yksittäistä työmaata varten saatetaan tehdä lukuisia dokumentteja urakkasopimuksesta työmaan luovutuspöytäkirjaan. Useiden eri henkilöiden ja tahojen tulee päästä dokumenttien äärelle, ja toisaalta asiakirjojen täyttäjiä ja allekirjoittajiakin saattaa olla monia.
Varsinkin paperisina käsiteltävien dokumenttien tulostaminen, skannaaminen ja postittaminen on vaivalloista ja vanhanaikaista. Sähköisten dokumenttien jakaminen ei aina ole ihan yksinkertaista sekään: tietoturva voi vaarantua, jos jakaminen ei tapahdu asianmukaisesti. Lisäksi kaikki tieto ei välttämättä siirry asianosaisille, jos sitä varten ei ole toimivaa järjestelmää.
Easoft Docsin avulla dokumenttien jakaminen on tietoturvallista ja helppoa. Kun dokumenttia täytetään, se tallentuu itsestään ilman erillistä tallentamista.
Valmis dokumentti tallentuu järjestelmään automaattisesti oikean asiakkaan alle asiakaskansioon. Sieltä sen löytää tarvittaessa helposti jälkikäteen. Yksittäisen dokumentin voi myös jakaa kätevästi niille, joille esimerkiksi dokumentin lukeminen tai allekirjoittaminen kuuluu.
Dokumentin voi jakaa sähköpostitse
(yhteen tai useampaan eri sähköpostiosoitteeseen)
Dokumentin voi jakaa sovelluksilla, jotka laitteessasi jo on
(esimerkiksi WhatsApp, Google Drive, Dropbox)
Dokumentit tallentuvat asiakaskohtaisiin kansioihin
Easoft Docsissa dokumentit tallentuvat asiakaskohtaisiin kansioihin. Kansion visuaaliseen ilmeeseen voi vaikuttaa muun muassa valitsemalla sille personoidun kansikuvan ja lisäämällä sinne sopivan kuvaustekstin.
Asiakaskohtaisen kansion voi jakaa useille eri henkilöille. Vastaanottajille voi antaa erilaisia rooleja riippuen siitä, mitä vastaanottajan toivotaan tekevän ja näkevän kansiossa:
- katsoja voi lukea
- kommentoija voi lukea, allekirjoittaa ja kommentoida
- täyttäjä voi lukea, kommentoida, allekirjoittaa ja täyttää dokumentteja ja lisätä tiedostoja
Jakaessasi kansion voit lisätä vastaanottajaa varten saatetekstin. Voit myös asettaa vastaanottajille automaattisia sähköposti-ilmoituksia: näin vastaanottaja saa tietää, kun kansioon on jaettu uusia dokumentteja.
Dokumenttien näkyvyyden rajoittaminen
Mikäli haluat, että kaikki asiakaskansiossa olevat dokumentit eivät ole kaikkien kansioon pääsevien saavutettavissa, voit rajoittaa dokumenttien näkyvyyttä. Jotkut dokumentit voi esimerkiksi olla tarkoitettu vain yrityksesi sisäiseen käyttöön.
Dokumenttien hallinta on kuitenkin helpompaa, jos kaikki asiakkaaseen liittyvät dokumentit löytyvät yhdestä paikasta.
Dokumenttien näkyvyyden rajoittaminen tapahtuu tunnisteiden avulla. Esimerkiksi “sisäinen”-tunnisteella voit asettaa dokumentin nähtäväksi ainoastaan yrityksesi sisäisille käyttäjille. Tällöin dokumenttia ei näe kukaa yrityksen ulkopuolinen henkilö, vaikka hänellä olisi pääsy kansioon.
Haluaisitko maksuttoman esittelyn Easoft Docsin toiminnallisuuksista?
Toimiva dokumentointi on olennainen osa liiketoiminnan hallintaa ja tehostamista. Easoft Docs tarjoaa ratkaisuja dokumenttien luomiseen, käsittelyyn ja hallintaan. 30 minuutin maksuttomassa etäpalaverissa selvitämme dokumentointitarpeenne ja esittelemme Easoft Docsin.
Lataa maksuton tietopaketti:
Ratkaise 5 jokapäiväistä haastetta työkohteissa
Mitä jos työpäiväsi olisivat lyhyempiä, asiakkaasi reklamoisivat vähemmän ja työntekijäsi olisivat tyytyväisempiä? Samalla myös yrityksesi kannattavuus paranisi.