Easoft Docs -ominaisuudet
Dokumenttien hallinta helposti ja tietoturvallisesti
Yksittäistä työmaata varten saatetaan tehdä lukuisia dokumentteja urakkasopimuksesta työmaan luovutuspöytäkirjaan. Varsinkin paperisina käsiteltävien dokumenttien hallinta ja säilyttäminen on vaivalloista ja vanhanaikaista. Sähköisten dokumenttien jakaminen ei aina ole ihan yksinkertaista sekään: tietoturva voi vaarantua, jos dokumentteja ei hallinnoida asianmukaisesti.
Dokumenttien asianmukainen hallinta ja tallentaminen on osa toimivaa ja tuloksellista liiketoimintaa.
Kun dokumentit löytyvät nopeasti ja kun dokumenteissa on olennaiset ja tarvittavat tiedot, laadunvalvonta on helpompaa. Lisäksi reklamaatiotilanteissa syy on nopeasti selvitettävissä, kun työn prosesseista löytyy todisteet kuvineen.
Easoft Docsissa dokumentit tallentuvat automaattisesti oikean asiakkaan alle
Hyvästi hukassa olevat mapit, sekaisin olevat pilvipalvelut ja vanhentuneet asiakastiedot!
Easoft Docsin avulla dokumenttien hallinnointi on tietoturvallista ja helppoa
Kun dokumenttia täytetään, se tallentuu itsestään ilman erillistä tallentamista. Kesken oleva dokumentti ei siis häviä mihinkään, vaikka sen täyttämisessä tulisikin tauko tai katkos.
Valmis dokumentti tallentuu järjestelmään automaattisesti oikean asiakkaan alle asiakaskansioon
Kansion visuaaliseen ilmeeseen voi vaikuttaa muun muassa valitsemalla sille personoidun kansikuvan ja lisäämällä sinne sopivan saatetekstin.
Asiakaskohtaisen kansion voi jakaa useille eri henkilöille
Vastaanottajille voi antaa erilaisia rooleja riippuen siitä, mitä vastaanottajan toivotaan tekevän ja näkevän kansiossa. Asiakaskansioon on mahdollista luoda myös alakansioita. Asiakastietojen poistaminen on yksinkertaista, ja asiakastiedot on myös helposti otettavissa ulos asiakkaan niin pyytäessä (GDPR).
Tunnisteet helpottavat dokumenttien hallintaa
Mikäli haluat, että kaikki asiakaskansiossa olevat dokumentit eivät ole kaikkien kansioon pääsevien saavutettavissa, voit rajoittaa dokumenttien näkyvyyttä. Dokumenttien hallinta on kuitenkin helpompaa, jos kaikki asiakkaaseen liittyvät dokumentit löytyvät yhdestä paikasta.
Dokumenttien näkyvyyden rajoittaminen tapahtuu tunnisteiden avulla. Esimerkiksi “sisäinen”-tunnisteella voit asettaa dokumentin nähtäväksi ainoastaan yrityksesi sisäisille käyttäjille. Tällöin dokumenttia ei näe kukaan yrityksen ulkopuolinen henkilö, vaikka hänellä olisi pääsy kansioon.
Tunnisteita voi luoda ja käyttää myös esimerkiksi laskutusta, jälkimarkkinointia sekä huoltoja ja määräaikaistarkastuksia varten. Tunnisteita ja kategorioita voi hyödyntää myös dokumentoinnin seuraamiseen: niiden avulla saat halutessasi reaaliaikaisen raportin siitä, miten eri kategorioilla täytetään dokumentteja. Dokumenttipohjille on mahdollista laittaa oletustunnisteita, jotka tulevat käyttöön automaattisesti, kun dokumentti täytetään.
Haluaisitko maksuttoman esittelyn Easoft Docsin toiminnallisuuksista?
Toimiva dokumentointi on olennainen osa liiketoiminnan hallintaa ja tehostamista. Easoft Docs tarjoaa ratkaisuja dokumenttien luomiseen, käsittelyyn ja hallintaan. 30 minuutin maksuttomassa etäpalaverissa selvitämme dokumentointitarpeenne ja esittelemme Easoft Docsin.
Lataa maksuton tietopaketti:
Ratkaise 5 jokapäiväistä haastetta työkohteissa
Mitä jos työpäiväsi olisivat lyhyempiä, asiakkaasi reklamoisivat vähemmän ja työntekijäsi olisivat tyytyväisempiä? Samalla myös yrityksesi kannattavuus paranisi.