Easoft Docs -ominaisuudet
Dokumenttieditori – luo yrityksellesi toimivat ja visuaaliset dokumenttipohjat
Dokumenttikirjastostamme löytyy kymmeniä valmiita dokumenttipohjia työmaan vastaanottopöytäkirjasta kuvalliseen lopputarkastuspöytäkirjaan. Kaikki ne voi räätälöidä tarpeidesi ja yrityksesi ulkoasun mukaisiksi. Dokumenttieditori on oiva työkalu, mikäli tarvitsemasi dokumentti puuttuu kirjastosta.
Dokumenttieditorilla luodut dokumenttipohjat sisältävät juuri ne asiat, jotka ovat olennaisia teidän toiminnassanne. Itse luomassasi dokumenttipohjassa ei ole mitään ylimääräistä, mikä palvelee sekä dokumentin täyttäjää että lukijaa.
Räätälöity tai itse luotu dokumentti on yrityksenne näköinen ja vakuuttava, ja sen sisältö on yhtenäinen ja äänensävynne mukainen. Juuri teidän tarpeisiinne luotu tai räätälöity dokumentti palvelee täyttäjää ja lukijaa.
Dokumenttipohja luodaan valmiista elementeistä
Dokumenttieditori on työkalu, jolla voit luoda omien tarpeidesi mukaisia dokumentteja. Pohjiin voi lisätä täytettäviä tai automaattisesti täyttyviä kenttiä. Dokumenttia luodessa valitaan tarvittavat kentät ja muokataan niiden otsikoita ja selitteitä. Näet lopputuloksen samaan aikaan, kun luot dokumenttipohjaa.
Automaattisesti täyttyvät ja täytettävät kentät
Automaattisesti täyttyviin kenttiin järjestelmä hakee täytettäessä vastaukset itse. Näitä ovat esimerkiksi asiakkaan ja raportin laatijan tiedot. Lisäksi järjestelmä osaa laskea ja täyttää esimerkiksi käytettyjen tarvikkeiden määrän.
Täytettäviä kenttiä on useita erilaisia: tekstikenttiä, pudotusvalikoita, tarkastuslistoja, numerokenttiä ja kuvakenttiä. Pudotusvalikosta voidaan esimerkiksi valita rakennuksen tyyppi (omakotitalo, rivitalo, kerrostalo, paritalo vai muu).
Tarkastuslistaan voi kirjata tarkastettavaksi ja ruksitettavaksi esimerkiksi tehdyt työvaiheet. Kuvakenttään voi lisätä kuvatekstikentän ja piirrostyökalun, jonka avulla dokumentin täyttäjä voi lisätä kuvaan liittyviä huomioita.
Dokumenttieditori ja ulkoasun muokkaaminen
Valmiin PDF-dokumentin ulkoasu ei ole yhdentekevä.
Yhtenäisen ja hiotun ulkoasun ansiosta kaikki dokumentit ovat ulkoasunsa puolesta yhtenäisiä riippumatta siitä, kuka ne on täyttänyt. Viimeistelty ulkoasu helpottaa myös dokumentin lukemista.
Dokumentin ulkoasun muokkaaminen on yksinkertaista. Dokumenttia luodessa voi muokata esimerkiksi seuraavia kohtia:
Ylätunniste ja alatunniste sekä marginaalit
Dokumentin jokaiselle sivulle voi lisätä yhtenäisen ylä- ja alatunnisteen. Ylätunnisteessa on usein logo ja alatunnisteessa yrityksen tiedot. Mikäli dokumentissa on kansilehti, ylä- ja alatunniste piilotetaan useimmiten ensimmäiseltä sivulta. On myös mahdollista säätää elementtien välisiä marginaaleja sekä sivumarginaaleja.
Tekstityylit
Voit valita dokumenttiin haluamasi fontin, fonttikoon ja fontin värin. Tarvittaessa tekstikohtia voi myös kursivoida, boldata tai alleviivata. Tekstin voi myös tasata vasempaan tai oikeaan reunaan tai keskelle.
Kuvat
Kuvien asettelu ja koko vaikuttaa merkittävästi valmiin tiedoston ulkoasuun. Kuvaelementin asetuksista voi valita kuvan maksimileveyden ja -korkeuden. Ehkä haluat, että kansilehden kuva on täysikokoinen, mutta sisältösivujen kuvien on hyvä olla pienempiä. Dokumentille voi myös valita koko sivun kokoisen taustakuvan, jonka päälle muut tiedostot tulostuvat.
Kansilehti ja liitteet
Dokumenttieditorilla voi luoda dokumentille kansilehden. Lisäksi dokumentin loppuun voi lisätä vakioliitteitä, kuten huolto-ohjeet, sopimusehdot tai jälkikäteen saapuvat laboratoriotulokset
Vinkkejä dokumenttipohjien luomiseen
Dokumenttia luodessa kannattaa pyrkiä siihen, että dokumentin täyttäminen on mahdollisimman helppoa ja nopeaa. Nämä vinkit auttavat sinua käytännöllisen dokumenttipohjan luomisessa:
- Käytä tekstikenttien sijaan aina vaihtoehtovalikoita, jos mahdollista. Tällä minimoit kirjoittamisen määrän.
- Käytä oletustekstejä.
- Karsi dokumenttipohjasta kaikki turhat kentät ja jätä vain olennainen.
- Lisää tarvittaessa täyttöohjeita ja valmiita vastausvaihtoehtoja. Näin ohjaat dokumentin täyttäjän työtä, eikä hänen tarvitse arpoa, mitä tietoja mihinkin kohtaan kuuluu syöttää.
- Hyödynnä mahdollisimman paljon automaattisesti täyttyviä kenttiä. Asiakastietoja on turha näpytellä dokumenttiin itse, kun järjestelmän voi laittaa hakemaan tiedot automaattisesti. Laskentaominaisuus vähentää dokumentin täyttäjän työtä, kun laskutoimituksia ei tarvitse tehdä itse.
- Pidä täyttönäkymä mahdollisimman yksinkertaisena, lyhyenä ja selkeänä. Piilota täyttönäkymästä tarvittaessa automaattiset täyttökentät. Näin ne näkyvät vasta valmiissa PDF-dokumentissa.
Haluaisitko maksuttoman esittelyn Easoft Docsin toiminnallisuuksista?
Toimiva dokumentointi on olennainen osa liiketoiminnan hallintaa ja tehostamista. Easoft Docs tarjoaa ratkaisuja dokumenttien luomiseen, käsittelyyn ja hallintaan. 30 minuutin maksuttomassa etäpalaverissa selvitämme dokumentointitarpeenne ja esittelemme Easoft Docsin.
Lataa maksuton tietopaketti:
Ratkaise 5 jokapäiväistä haastetta työkohteissa
Mitä jos työpäiväsi olisivat lyhyempiä, asiakkaasi reklamoisivat vähemmän ja työntekijäsi olisivat tyytyväisempiä? Samalla myös yrityksesi kannattavuus paranisi.