Mikä on työmaapäiväkirja?
Rakennustyömaan työmaapäiväkirja on urakoitsijan vastuulla oleva dokumentti, johon tulee merkitä työmaan tapahtumat ja tiedot päivittäin. Työmaapäiväkirjan pitäminen on rakennusalan yleisissä sopimusehdoissa (YSE 1998) mainittu velvoite, joka koskee käytännössä kaiken kokoisia työmaita. Pienellä työmaalla työmaapäiväkirjan tilalta voidaan täyttää työmaakortti.
Työmaapäiväkirjasta on vastuussa työmaalle hyväksytty vastaava työmaan valvoja. Työmaapäiväkirja on aina esitettävä rakennustyön aikana vaadituissa lainmukaisissa katselmuksissa. Loppukatselmuksen jälkeen työmaapäiväkirja tulee toimittaa rakennusvalvontatoimistoon.
Työmaapäiväkirjan tavoite on toimia todisteena ja dokumenttina mahdollisissa ristiriitatilanteissa. Siksi päiväkirjaa tulee täyttää säännöllisesti. Yleensä päiväkirja toimitetaan työmaan valvojalle nähtäväksi ja allekirjoitettavaksi päivittäin tai vähintään viikoittain.
Työmaapäiväkirjan tekoon velvoittavien sopimusehtojen mukaan kaikki urakoitsijoiden, asiantuntijoiden sekä tavarantoimittajien työmaan toiminnasta tehdyt huomautukset tulee merkitä työmaapäiväkirjaan. Lisäksi velvoitetaan tiedottamaan muita työmaan osapuolia koskevat merkinnät asianomaisten tietoon. Myös asianomaisten tiedottaminen tulee olla erikseen dokumentoitu.
Paperinen työmaapäiväkirja
Yksinkertaisimmillaan paperinen työmaapäiväkirja on ruutuvihko, johon työmaan johtaja kuten vastaava mestari merkitsee päivän tapahtumat työpäivän lopuksi. Systemaattinen toimintatapa vaatii jonkinlaisen taulukon.
Taulukkopohjainen työmaapäiväkirja on helppo tehdä taulukkolaskentaohjelmalla, kuten Excelillä. Taulukkoa voi täyttää suoraan joko koneelle tai suunnitella tulostettavan pohjan joka viikolle tai kuukaudelle.
Itsejäljentävä työmaapäiväkirja on myös hyvä vaihtoehto paperiseen kirjanpitoon, jos löytää itselle sopivan lomakepohjan. Itsejäljentävä työmaapäiväkirja toimii samalla tavalla kuin monet perinteiset viralliset paperit, joista tarvitaan jäljennös useammalle kuin yhdelle osapuolelle. Tällaisia ovat esimerkiksi sopimuspohjat tai laskulomakkeet.
Sähköinen työmaapäiväkirja
Työmaapäiväkirja Excel-pohjaisena taulukkona on perinteisin versio sähköisestä työmaapäiväkirjasta. Sähköinen työmaapäiväkirja voi kuitenkin olla päiväkirjan tekoon varta vasten koodattu ohjelmisto tai mobiilisovellus tai osa isompaa toiminnanohjausjärjestelmää. Ohjelmisto voi myös sisältää automatisoituja ilmoituksia ja hälytysjärjestelmiä, jotka auttavat eri tahoja pysymään kartalla heille tärkeistä tiedoista.
Sähköinen työmaapäiväkirja mahdollistaa pääsemään eroon tallessa pidettävistä paperilapuista ja kansioista. Työmaan tiedot saadaan talteen yhteen järjestelmään, josta päiväkirja on aina sekä helposti katseltavissa että tarvittaessa tulostettavissa. Paperinen työmaapäiväkirja onkin pääosiin jo historiaa, sillä sähköisen työmaapäiväkirjan käytössä on lukuisia etuja verrattuna paperiseen.
Työmaapäiväkirja mobiilisovelluksena
Mobiilisovellus on uusin versio työmaapäiväkirjan pidosta. Mobiilisovellus kulkee aina jokaisen työntekijän taskussa, mikä jo itsessään helpottaa ja sujuvoittaa kirjaamista. Kirjausvastuun voi myös helposti jakaa useammalle henkilölle.
Yleisesti ottaen mobiilisovelluksen ominaisuudet ovat monipuoliset ja käytettävyys huomattavasti parempi kuin perinteisissä systeemeissä. Usein mobiilisovelluksissa on esimerkiksi mahdollisuus kuvien liittämiseen suoraan oman puhelimen kameran avulla. Tämä selkeyttää ja nopeuttaa kirjauksen tekemistä, toimii luotettavana todisteena mahdollisissa ristiriitatilanteissa ja helpottaa pitkäjänteisen kehitystyön tekemistä.
Miksi työmaapäiväkirjaa pidetään?
Paitsi, että työmaapäiväkirja on lakiin kirjattu velvollisuus, on päiväkirjan johdonmukaisesta ja säännöllisestä täytöstä paljon hyötyä. Hyödyt korostuvat isoilla, pitkäkestoisilla ja monimutkaisilla työmailla, joissa tapahtumia ja toimijoita on paljon.
Rakennustyömaihin liittyy paljon vastuuta ja ristiriitatilanteet ovat varsin tavallisia. Työmaalla tapahtuvat työt sekä vähäisetkin poikkeavat tapahtumat ja huomiot kannattaa aina dokumentoida. Työmaapäiväkirja on tähän tarpeeseen yksi hyvä työkalu. Tarkka dokumentointi turvaa oman selustan ristiriitatilanteissa.
Kehitystyö on työmaapäiväkirjan yksi suurista mahdollisuuksista, vaikka tämä työ jää valitettavan monelta tekemättä. Yrityksen kannattavuus riippuu paljolti siitä, kuinka toimivia, selkeitä ja tehokkaita yrityksen eri prosessit ovat. Koska työmaapäiväkirja on joka tapauksessa tehtävä, kannattaa siitä ottaa kaikki hyöty irti kehitystyöhön.
Työmaapäiväkirjan systemaattinen pito ja tarkastelu jälkeenpäin mahdollistaa työmaaprosessin ja siihen liittyvien muuttujien tarkastelun jälkikäteen. Näin voidaan oppia virheistä ja kehittää koko työmaaprosessia paremmaksi sekä suunnittelun että käytännön toimintatapojen ja niiden ajoituksen osalta. Ennakointi on yleensä aina edullisempaa ja miellyttävämpää kuin virheiden paikkaaminen ja ”tulipalojen sammuttaminen”.
Miten työmaapäiväkirja tehdään?
Työmaapäiväkirjaan ei ole tiettyä pohjaa, vaan jokaisen on etsittävä tai luotava itselleen parhaiten sopiva malli. Päiväkirjaan merkittävät asiat vaihtelevat, sillä työmaat ja niiissä esiintyvät toiminnot ja haasteet ovat erilaisia. Valmiita paperisia ja sähköisiä malleja voi kuitenkin ostaa ja joitakin löytyy myös netistä ilmaiseksi.
Myös Easoft Docsilla on valmis sähköinen työmaapäiväkirja, jonka voit täyttää, tallentaa ja tulostaa ilmaiseksi.
Yleisesti isommissa hankkeissa käytetään joko tilaajan määrittämää pohjaa tai päätoteuttajalla on oma päiväkirjapohjansa. YSE:n mukaan on myös mahdollista tehdä sopimus, joka velvoittaa työmaalla toimivia eri osapuolia pitämään erillisiä työmaapäiväkirjoja. Jos aliurakoitsijalla on merkittävä osuus pääurakasta, onkin suositeltavaa velvoittaa myös aliurakoitsijaa pitämään omaa päiväkirjaa.
Työmaapäiväkirjan käyttöaste ja muoto vaihtelevat paljon eri yritysten ja jopa työmaiden välillä. Dokumentointi vaihtelee ennen kaikkea työmaan koon mukaan: mitä isompi ja monimutkaisempi työmaa, sitä tärkeämpää dokumentaatio on hoitaa säännöllisesti ja riittävällä tarkkuudella. Yleensä päiväkirjaan merkitään vähintään seuraavat asiat.
Työmaapäiväkirjaan merkittäviä asioita:
- Työmaan perustiedot kuten päivämäärä
- Työntekijöiden määrä rooleittain
- Sää (lämpötila, tuuli, muut olosuhdetiedot)
- Työmaan tilanne eriteltynä (alkaneet, käynnissä olevat ja päättyneet työvaiheet)
- Saapuneet lähetykset
- Aikatauluihin ja urakoihin liittyvät erityishuomiot
- Kiireelliset muutokset ja niiden kuittaukset
- Tarjoukset ja hyväksynnät esim. lisä- ja muutostöistä
- Valvojan huomiot
- Täyttäjän ja hyväksyjän allekirjoitukset
Vaikkei työmaapäiväkirjan tekemiseen ole yhtä oikeaa sapluunaa, on hyvä huomioida, että päiväkirjamerkintä on tärkeä ja yleensä päivittäin toistettava rutiini. Siksi päiväkirjan muoto ja kirjaamiskäytäntö kannattaa miettiä tarkkaan.
Työmaapäiväkirjan teon tulisi olla riittävän helppoa, sillä monimutkainen, paljon aikaa vievä, epäselvä tai päällekkäisiä kirjauksia sisältävä toimintamalli alkaa helposti turhauttaa kirjaamisesta vastuussa olevaa työntekijää. Tällöin merkintöjen laatu voi kärsiä ja tärkeitä asioita jäädä kirjaamatta.
Muu työmaalla tehtävä dokumentointi kannattaa yhteensovittaa työmaapäiväkirjan teon kanssa. Ei ole mitään mieltä kirjata samoja asioita moneen eri paikkaan, joten päällekkäisyyksiä muiden seurantajärjestelmien kanssa kannattaa välttää.
Esimerkiksi työmaan vahvuutta voidaan seurata kulunvalvontajärjestelmällä ja lakisääteinen turvallisuuspoikkeamien seuranta hoidetaan yleensä TR-mittauksilla tai vastaavilla juuri siihen tarpeeseen kehitetyillä dokumentaatiomenetelmillä.
Ihmiset eivät lähtökohtaisesti tykkää kirjaamisesta, jolle eivät näe suoraa tarkoitusta tai lisäarvoa. Sekavat käytännöt ja päällekkäin moneen paikkaan kirjaaminen vie turhaa aikaa ja energiaa. Kaikki tällainen on pois varsinaisesta tuottavasta työstä. Alle on koottu merkittävimmät tekijät, jotka tehostavat työmaapäiväkirjan tekoa.
Tehokas ja toimiva työmaapäiväkirja – näin se tehdään:
- Valitse työmaapäiväkirjan tekoon sopiva väline riippuen työmaan koosta ja työmaapäiväkirjan tarpeen pituudesta. Paperinen, esimerkiksi itsejäljentävä työmaapäiväkirja riittää yksittäiselle, pienemmälle työmaalle hyvin. Työmaapäiväkirjaa toistuvasti tarvitsevan rakennusliikkeen taas kannattaa ehdottomasti satsata sähköiseen järjestelmään ja mobiilisovellukseen.
- Luo tai valitse työmaapäiväkirjan pohja (joko valmis tai muokattava). Työmaapäiväkirjaan yleensä merkittävät asiat näet täältä. Poista valmiista pohjasta sellaiset kohdat, jotka eivät ole relevantteja juuri teidän työmaanne kohdalla (esim. sääolosuhteet, jos työskentely tapahtuu sisätiloissa). Lisää tarvittaessa sellaisia kohtia, joista on hyötyä juuri teille riittävän dokumentoinnin sekä kehitystyön tekemisen kannalta.
- Poista kaikki päällekkäisyydet muiden seurantajärjestelmien (esim. TR-mittaus ja kulunvalvonta) kanssa. Mitä suurempi työmaa, sitä tärkeämpää on turhien päällekkäisyyksien poistaminen.
Parasta on, jos kirjanpito voidaan hoitaa kaikille yhteisellä järjestelmällä ja järjestelmästä pystytään sitten tarvittaessa koostamaan eri asioita sisältäviä dokumentteja eri tarpeisiin. Tärkeintä on kuitenkin, että seuranta on säännöllistä ja dokumentointi luotettavaa.
Mistä työmaapäiväkirja kannattaa hankkia?
Sopivan työmaapäiväkirjan luomiseen tai hankintaan tulee kiinnittää sitä enemmän huomiota, mitä enemmän tai pidemmän aikaa päiväkirjaa tarvitsee. Pienelle, yksittäiselle työmaalle paperinen taulukko tai vihko on riittävä. Myös ladattava ilmainen työmaapäiväkirja voi olla hyvä vaihtoehto.
Suureen ja säännölliseen tarpeeseen eivät ilmaisversiot yleensä sovellu. Tällöin työmaapäiväkirja on tärkeää räätälöidä tarkasti. Työmaalla, jossa kirjaaja vaihtuu usein, pitää systeemin olla yksinkertainen ja helposti opetettavissa. Mobiilisti käytettävällä ohjelmalla tehtävä päiväkirja on yleensä tällöin paras vaihtoehto.
