Työmaiden dokumentointi ei kiinnosta asentajia. Se tuntuu turhalta työltä, joka ei kuulu heille.
Tämä on tyypillinen tilanne. Työnjohto tuskastelee, kun he eivät saa asentajia dokumentoimaan omia töitään.
Tästä artikkelista saat muutamia ideoita tähän ongelmaan.
Miksi asentajia ei kiinnosta työmaiden dokumentointi
Suurin syy kiinnostuksen puutteseen on se, että dokumentointi tuntuu turhalta. Asentajasta tuntuu, että hän ei itse hyödy tehdyistä raporteista mitenkään.
Pahinta on ajatus, että itse asiassa kukaan muukaan ei hyödy näistä raporteista. Jos raportit joutuvat arkistojen kätköihin työn jälkeen, niin miksi niitä edes tehdään.
Jos asentajien tekemät raportit ovat oikeasti turhia, niin ne kannattaa karsia pois. Jos niistä on hyötyä, niin sinun kannattaa kertoa hyödyistä myös asentajalle!
Miten myydä asentajille dokumentoinnin tärkeys
Sinun pitää siis myydä asentajille, miksi työmaaraportointi on tärkeää.
Mitä asiakas hyötyy? Mitä yritys hyötyy? Mitä asentaja itse hyötyy?
Tässä muutamia esimerkkejä raportoinnin hyödyistä:
- Asiakas saa talokirjaan kuvallisen raportin työstä. Raportti on arvokas talon myyntitilanteessa
- Asiakas on tyytyväinen, kun saa työstä raportin
- Myyjän on helpompi myydä asennustyö, kun hän voi kertoa miten selkeän raportin asiakas saa tehdystä työstä. Asentajallehan tämä tarkoittaa sitä, että töitä riittää jatkossakin
- Asiakas maksaa paremmin laskunsa, kun tehty työ on selkeästi raportoitu
- Tulee vähemmän riitatilanteita
- Työnjohdon ei tarvitse soitella asentajille töiden jälkeen niin paljon
Kun olet myynyt idean asentajalle, homma ei vielä ole välttämättä ohi. Raportteja voi jäädä silti tekemättä.
Raportointi pitää saada osaksi omaa toimintaa. Asentajilta pitää alkaa vaatimaan, että joka ikisestä työmaasta tehdään aina raportti. Näin asentajankaan ei tarvitse miettiä, että mistä työmaasta teen raportin ja mistä en.
Tarjoa helppo työkalu dokumentointiin
Vaikka asentaja ymmärtäisikin raportoinnin hyödyn, se ei silti saa olla liian työlästä. Tästä syystä sinun kannattaa tarjota asentajille helpoin mahdollinen työkalu raportointiin.
Helppo dokumentointisovellus ei auta, jos raporttipohja on vaikea täyttää. Kannattaa käyttää vaihtoehtovalikoita aina kuin mahdollista. Täyttäminen on nopeaa ja vaivatonta, kun kirjoittaminen saadaan minimiin.
Asentajia kannattaa ohjeistaa raporttipohjalla selkeästi, mitä asioita pitää dokumentoida. Mitä vähemmän asentajan tarvitsee sitä itse pähkäillä, sitä parempi.
Yhteenvetona
- Kerro asentajalle miksi dokumentointi on tärkeä
- Ota dokumentointi pakolliseksi osaksi jokaista työmaata
- Tarjoa helppo työkalu dokumentointiin
