Jos raporttipohja on huono, dokumentointi on työlästä ja se jää helposti tekemättä.
Helppokäyttöinen dokumentointisovelluskaan ei auta, jos raporttipohja ei ole hyvä. Paperisten raporttien kanssa on sama tilanne. Huonojen lomakepohjien täyttäminen on tympeää puuhaa.
Voit tehdä samalla raporttipohjalla satoja raportteja. Kannattaakin käyttää aikaa hyvän pohjan tekemiseen, jotta täyttäminen olisi mahdollismman helppoa ja nopeaa.
Tässä kolme vinkkiä toimivan raporttipohjan tekemiseen.
Räätälöi raporttipohja omaan käyttöön
Ketään ei kiinnosta täyttää raporttipohjaa, jossa on paljon turhia kohtia. Miksi raporttipohjilla sitten on niin paljon turhia asioita?
Tässä kolme syytä:
- Käytetään valmista raporttipohjaa, joka ei sovellu omaan käyttöön
- Raporttipohjalla on vanhoja tietoja, koska pohjaa ei ole päivitetty
- Raporttipohjan tekemistä ei nähdä tärkeänä
Raporttipohja kannattaa räätälöidä omaan tarpeeseen sopivaksi. Näin pohjalla on vain ne asiat, mitkä sinne kuuluukin ja täyttäminen on astetta helpompaa. Joissakin virallisissa raporteissa on oltava tietty sisältö ja et voi niitä juurikaan räätälöidä. Mutta usein niissäkin on sellaisia kohtia, joita kukaan ei koskaan täytä.
Me ollaan Easoft Docsilla ratkaistu tämä siten, että teemme käytön aloituksen yhteydessä räätälöity raporttipohja asiakkaan toiveiden mukaisesti. Näytämme lisäksi miten käyttäjä voi itse muokata raporttipohjia itselle sopivammaksi. Yleensä tarpeet muuttuvat ja silloin on hyvä myös päivittää pohjat sen mukaiseksi!
Minimoi kirjoittaminen vastausvaihtoehdoilla
Kirjoitetaanko raportille aina samat asiat? Silloin kannattaa tehdä valmiita vastausvaihtoehtoja.
Dokumentointisovelluksella on mahdollista tuoda täyttäjälle paljon erilaisia vastausvaihtoehtoja, joista vain valitut näkyvät valmiilla raportilla. Voit siis kirjoittaa pitkiäkin vakiotekstejä, joista valitset vain sopivimman kyseiseen tilanteeseen.
Valmiiden vastausvaihtoehtojen avulla voit tehdä laajankin raportin alusta loppuun puhelimella. Ja siihen ei mene enempää aikaa kuin mitä muutaman kuvan ottamiseen menee.
Käytä paljon kuvia
Tämä vinkki koskee eniten sähköisiä raportteja. Paperiraporttien kylkeen voit tietenkin liittää kuvia, mutta se on aina työläämpää. Dokumentointisovelluksella kuvan ottaminen on nopea ja helppo tapa dokumentoida asioita.
Raporttipohjalle kannattaa laittaa paljon kohtia, joihin voi liittää kuvia. Jokaisen kuvan kohdalle kannattaa kirjoittaa täyttäjälle ohje, minkälainen kuva siihen halutaan.
Raporttipohja ratkaisee, miten helppoa raportointi on. Räätälöi raporttipohja omiin tarpeisiin sopivaksi, jotta se tulee myös täytetyksi!
