Työmaan dokumentointi teettää ylimääräistä työtä. Kerron seuraavaksi viisi syytä miksi se on hyvä kuitenkin tehdä!
Työmaan dokumentoinnilla tarkoitan sitä, että tehdään työstä raportti, jossa kerrotaan mitä työmaalla ollaan tehty. Yleensä raportille lisätään myös kuvia työmaasta.
Saat tyytyväisemmän asiakkaan
Työ on asiakkaalle arvokkaampi, kun se on dokumentoitu. Tämä korostuu silloin, kun asiakas ei ole paikalla työtä tehdessä.
Mietipä tilannetta, kun työntekijä käy tekemässä tarkastus- ja huoltokäynnin. Jos asiakas saa pelkän laskun, hän ajattelee, että onkohan siellä edes tehty mitään. Jos asiakas saa laskun lisäksi raportin, hän näkee selvästi, mitä kohtia siellä on tarkastettu. Lasku on paljon mukavampi maksaa, kun raportin avulla asiakas tietää miten kattavan tarkastuksen työntekijä on tehnyt kohteessa.
Omakotitalon asukas voi lisätä työmaaraportin talon huoltokansioon. Myyntivaiheessa tällaisten dokumenttien arvo voi olla yllättävänkin suuri!
Työmaaraportti toimii asentajan tarkastuslistana
Hyvä laatu on sitä, että kaikki työt tehdään hyväksi havaitun toimintatavan mukaisesti. Tarkastuslistat auttavat työntekijöitä tuottamaan jokaisesta työmaasta laadukkaan lopputuloksen.
Asentaja voi työmaan valmistuttua katsoa raportin listasta, että kaikki tarvittavat työt tulivat tehtyä ja tarkastettua.
Voit selvittää reklamaation syyn
Asiakas soittaa, että viime vuonna maalatun kohteen maali irtoilee. Hyvän työmaaraportin ansiosta voit tehdä esimerkiksi seuraavia johtopäätöksiä:
- Työ tehtiin 5 asteen lämpötilassa. Ehkä tällaisella säällä ei kannata maalata, ainakaan tällä maalilla.
- Maali on huonoa. Pitäiskö meidän vaihtaa merkkiä?
- Raportin kuvista näkyy, että pohjatyöt tehtiin huonosti. Pidetään porukalle koulutus, jossa näytetään miten se tehdään oikeaoppisesti
Reklamaatioiden syiden selvittäminen on vaikeaa ilman hyvää työmaan dokumentointia. Raporttipohjalle on hyvä laittaa paljon kuvia, koska ne auttavat selvitystyössä parhaiten!
Työmaan dokumentointi vähentää riitatilanteita
Onko tuttua, että asentaja ja asiakas muistaa sovitun asian väärin? Asiakas muisti, että sähkökeskus asennetaan kellarin takaseinään. Asentajan mielestä se sovittiin asennettavaksi kellarin etuseinään.
Kun asia on kirjattu raportille ylös, riidoilta voidaan välttyä! Raportin kuvien pohjalta on helppo kommunikoida asiakkaan kanssa riitatilanteissa.
Työmaaraportti auttaa myymään
Yrityksesi on asiakkaan silmissä ammattimaisempi, kun teiltä saa töistä fiksut raportit.
Tätä voi hyödyntää myös myyntitilanteessa! Myyjä voi sanoa asiakkaalle: “Me tehdään tällainen raportti jokaisesta työmaasta.”
Työn jälkeen asiakkaan on helpompi suositella työtä tutuille raporttia näyttämällä.
