- Millä tasolla työmaiden tapahtumia kannattaa kirjata ylös?
- Tuleeko dokumentointi tehtyä päivittäin vai silloin tällöin?
- Tuskaileeko työnjohto sen kanssa, ettei saa asentajia dokumentoimaan työmaita kunnolla tai lainkaan?
- Onko pienten tai keskisuurien työmaiden dokumentointi ylipäätään tärkeää?
Jos jokin näistä kysymyksistä resonoi, tämä artikkeli voi antaa sinulle vastauksia ja auttaa ottamaan muutama arkea helpottava askel eteenpäin asian suhteen.
Työmaiden dokumentointiin suositellaan tueksi työmaapäiväkirjaa, ja siihen on selkeät syyt. Työmaapäiväkirja ei kuitenkaan yksin ratkaise dokumentoinnin haasteita.
TÄMÄN ARTIKKELIN SISÄLTÖ:
Mikä on työmaapäiväkirja ja miksi sitä tarvitaan?
Työmaan dokumentointi on tärkeää, mutta tulee tehtyä vain, jos se on helppo rutiini
Näin työmaapäiväkirjan täyttäminen otetaan osaksi jokaista urakkaa
Mitä työmaapäiväkirjan täyttäminen vaatii työmaaolosuhteissa?
Mobiilidokumentoinnilla työmaiden raportointi helposti rutiiniksi
Mikä on työmaapäiväkirja ja miksi sitä tarvitaan?
Työmaapäiväkirja on dokumentti, johon kirjataan työmaan tapahtumat, tiedot ja olosuhteet yleensä päivittäin. Tarkempaa tietoa työmaapäiväkirjasta ja sen teosta löydät aiemmin julkaistusta artikkelistamme.
Suurilla työmailla työmaapäiväkirja on itsestäänselvyys, sillä velvoite työmaapäiväkirjan pidosta on kirjattu rakennusalan sopimusehtoihin (YSE98) ja usein myös urakkasopimuksiin.
Myös pienemmillä työmailla tietoa työmaista kannattaisi kirjata ylös säännöllisesti. Työmaiden dokumentointi ei pitäisi olla pakollinen paha, sillä sen hyödyt ovat yllättävän monipuoliset. Alemmas työmaapäiväkirjan hyödyt on koottu lyhyesti listaan, mutta yrityksen kannattavuuden suhteen merkittävin hyöty on seuraava:
Kun katsoo yritysten menestystä pitkällä aikavälillä, kannattavuus mitataan usein sillä kuinka toimivia, selkeitä ja tehokkaita ovat yrityksen eri prosessit. Oikein käytettynä työmaapäiväkirja on erittäin tehokas väline työmaaprosessin kehittämiseen.
Työmaiden säännöllinen dokumentointi antaa arvokasta tietoa työmaista ja niiden onnistumiseen vaikuttavista tekijöistä. Tietojen avulla voidaan kehittää esimerkiksi työmaiden suunnittelua, käytännön toimintatapoja sekä töiden ajoitusta. Alla palataan kysymykseen siitä, miten kehitystyö saadaan helpoksi ja se tulee tehtyä.
Työmaapäiväkirjan hyödyt korostuvat suurilla ja monimutkaisilla työmailla, joissa on paljon tapahtumia ja toimijoita, mutta myös pientyömailla säännöllinen dokumentointi kannattaa.
Työmaapäiväkirja on dokumentti, jonka avulla:
- täytetään lain ja urakkasopimusten vaatimukset
- on mahdollista kehittää yrityksen käytäntöjä
- saadaan työ läpinäkyväksi asiakkaalle ja näin parannetaan asiakastyytyväisyyttä
- turvataan oma selusta ristiriitatilanteissa
Työmaan dokumentointi on tärkeää, mutta tulee tehtyä vain, jos se on helppo rutiini
Työmaan dokumentointi on siis tärkeää sekä lain ja sopimusehtojen täyttymisen että kehitystyöhön tarvittavan tiedon vuoksi. Jotta tietoa voi hyödyntää kehitystyössä ja asiakastyytyväisyyden parantamisessa, tulee sitä saada säännöllisesti ja sen olla helposti vertailtavissa.
Mutta miten tähän päästään?
Aloitetaan dokumentoinnin säännöllisyydestä. Meillä jokaisella on kokemuksia siitä, että yritämme tehdä jonkin muutoksen toimintatavoissamme joko töissä tai kotona, mutta yritys päättyy pettymykseen muutaman päivän tai viikon kuluttua.
Pysyvä muutos tarkoittaa käytännössä uuden rutiinin jalkauttamista arkeen. Myös dokumentoinnin tulee olla rutiini. Tutkitusti uuden rutiinin muodostaminen onnistuu suurimmalta osalta ihmisistä vasta kun tavoite on riittävän helppo ja rutiinin merkitys ymmärretään.
“Kirjaaminen pitäisi pystyä tekemään heti kun kirjattava asia tulee mieleen tai vastaan työmaalla.”
Yleinen haaste dokumentoinnissa on saada työntekijät kirjaamaan asiat kunnolla ja säännöllisesti. Tämä johtuu puhtaasti siitä, että työntekijät kokevat kirjaamisen työläänä eivätkä usein ymmärrä sen merkitystä. Nämä kaksi asiaa on siis ratkaistava ja se on yritysjohdon tehtävä.
Työmaapäiväkirja on itse asiassa vain osoitus siitä, että joku on jossain ymmärtänyt tuon haasteen ja yrittänyt ratkaista sen.
Miten työmaapäiväkirja auttaa tekemään dokumentoinnista rutiinia?
- Valmis pohja tekee dokumentoinnista helppoa. Asentajan ei tarvitse joka kerta miettiä, mitä kirjaisi vai jaksaisiko kirjata lainkaan. Kun on selkeä ohje, mitä tietoa kerätään, ohjetta on helppo noudattaa.
- Päiväkirjaa kirjoitetaan päivittäin. Työmaapäiväkirja on suunniteltu päivittäin täytettäväksi. Kun dokumentointi on pakollinen osa jokaista työpäivää, se ei unohdu. Toki jokainen luo omat käytäntönsä, mutta päivittäin suoritettava rutiini on helpoin muistaa. Silloin tällöin suoritettava rutiini ei ole rutiini ollenkaan, jolloin dokumentointi jää kokonaan.
Näin työmaapäiväkirjan täyttäminen otetaan osaksi jokaista urakkaa
Kuten sanottua, työmaapäiväkirja ei yksin ratkaise dokumentointiin liittyviä haasteita tai motivaation puutetta. Täytyy myös panostaa siihen, millainen päiväkirja on ja auttaa kaikkia motivoitumaan dokumentointiin.
“Valinnassa tulee hyväksyä se, mihin ympäristöön kirjausvaatimusta yritetään sovittaa.”
Dokumentoinnin ottaminen rutiiniksi vaatii kaksi konkreettista tekoa:
- Kerro asentajille, miksi dokumentointi on tärkeää
Luo itsellesi tai työnjohdolle käytäntö, jonka myötä dokumentoinnin merkitys viestitetään selkeästi jokaiselle työntekijälle vuodesta toiseen. Työntekijöille kannattaa antaa myös mahdollisuus esittää omat näkemyksensä siitä, mitä kannattaisi kirjata.
Käytännön tavoite on, että jokainen työntekijä ymmärtää varmasti työmaapäiväkirjan merkityksen yritykselle ja yrityksen asiakkaille, ja kokee sen omaksi asiakseen. - Etsi yritykselle hyvä ja helppo päiväkirjamuoto
Ota käyttöön valmis työmaapäiväkirja pohja, mutta älä ensimmäistä vastaantulevaa. Pohjia työmaapäiväkirjan tekoon on eri tyyppisiä. Eri päiväkirjamuodoista voit halutessasi lukea tarkemmin täältä.
Kirjaustyön hoitavat työmaaolosuhteissa duunia painavat asentajat. Työmaa ei ole toimisto. Kirjaaminen pitäisi pystyä tekemään helposti ja heti kun kirjattava asia tulee mieleen tai vastaan työmaalla. Mobiilikäyttöinen päiväkirja on koettu tässä erittäin toimivaksi.
Mitä työmaapäiväkirjan täyttäminen vaatii työmaaolosuhteissa?
Dokumentoinnin esteitä on työmaalla paljon. Jokainen työmaa on omanlaisensa ja olosuhteet kirjatessa vaihtelevat. Joskus sataa vettä tai räntää, yllättäviä tilanteita tulee ja asentajat ovat fyysisestä työstä väsyneitä. Siksi esteitä työmaapäiväkirjan täyttämiselle ilmaantuu hyvin herkästi.
Työmaapäiväkirjan suunnittelussa aiemmin mainittu selkeys on tärkeää. Täytyy tietää, mitä asentajilta oikeasti vaaditaan ja mitä ei. Lisäksi kannattaa käyttää vaihtoehtovalikkoja aina kun mahdollista. Tämä nopeuttaa ja helpottaa täyttämistä.
Yksin merkittävä este dokumentoinnille on päiväkirjan muoto. Perinteisten työmaapäiväkirjapohjien käyttöä ei koeta helpoksi työmaalla. Esimerkiksi paljon käytetty paperinen dokumentointi on hankalaa monesta syystä.
Paperi ei ole “hollilla” silloin kun sitä tarvitaan, ja paperi sotkeentuu ja kastuu helposti työmaalla. Lisäksi paperinen dokumentti ei ole niin helppo päivittää, jolloin se on harvoin täysin työmaan mukainen. Tämä taas tturhauttaa täyttäjää.
Työmaapäiväkirja Excel-pohjaan luotuna on myös hankala työmaalla. Tietokone on työmaakopissa tai jossain muualla suojassa kun kirjattavat asiat tulevat mieleen siellä, missä työtä tehdään.
Yksittäisellä tai hyvin yksinkertaisella työmaalla Excel-pohja tai paperinen lomake voi olla aivan toimiva ratkaisu. Kirjausmuodon päivittäminen mobiilidokumentointiin kuitenkin helpottaa kirjaamista kaikilla työmailla.
Mobiilidokumentoinnilla työmaiden raportointi helposti rutiiniksi
Puhelinsovelluksen kautta toimiva työmaapäiväkirja koetaan yleensä parhaiten toimivaksi, sillä se on kaikilla taskussa joka tilanteessa ja nykyään kaikki asiat hoidetaan muutenkin puhelimella.
Erityisesti, jos kirjaajat vaihtuvat usein, mobiilikäyttöinen kirjausmuoto helpottaa ja selkeyttää hommaa valtavasti myös johdon näkökulmasta.
Usein juuri kirjausmuoto onkin esteenä sekä dokumentoinnin toteutumiselle että tiedon jatkokäsittelylle. Lomakkeet jäävät arkistoon eikä niitä ikinä hyödynnetä kehitystyöhön. Tällöin kirjaaminen on ollut turhaa ja sen aistivat ennen pitkää myös asentajat.
Papereiden jatkokäsittely on työlästä. Tiedon hyödyntäminen kehitystyössä vaatii kirjausten siirtämistä sähköiseksi ja käsialasta ei aina saa selvää. Näin joudutaan tekemään päällekäistä työtä. Myös Excel-tiedostojen keskinäinen vertailu on haastavaa.
“Mobiilikäyttöinen työmaapäiväkirja ei ole vain kiva sovellus puhelimella. Se on älykäs järjestelmä, joka on rakennettu erikseen dokumentointia ja tiedon jatkokäsittelyä varten.”
Easoft Docs on rakennusalan dokumentointityökalu, joka sisältää työmaapäiväkirjan lisäksi valmiit pohjat kaikkiin rakennusalalla tarvittaviin dokumentteihin. Kaikki dokumentit voidaan täyttää puhelimella ja tiedot löytyvät järjestelmästä helposti: niitä voidaan myös vertailla, koostaa, tulostaa ja lähettää.
Easoft Docsin tavoite on tehdä helpolla mobiilidokumentoinnilla työmaiden raportoinnista mukava rutiini.
Easoft Easoftin mobiilisti toimiva työmaapäiväkirja:
- on selkeä ja helppo käyttää myös puhelimella – mobiilisti
- on helposti muokattavissa yrityksen tarpeisiin sopivaksi
- mahdollistaa kuvien oton suoraan työmaapäiväkirjaan
- mahdollistaa useiden projektien hallinnan samanaikaisesti yhden järjestelmän kautta
- siirtää tarvittaessa automaattisesti kaikki tarpeelliset tiedot myös muihin Easoft toiminnanohjausjärjestelmän osiin.
