Mikä dokumentointityökalu sopii juuri minun yritykselleni? Mitä ottaa huomioon valinnassa?

24.9.2021 | Blogi

dokumentointityökalu esimerkki

Etusivu > Blogi > Mikä dokumentointityökalu sopii juuri minun yritykselleni? Mitä ottaa huomioon valinnassa?  •  Kirjoittanut Joona Suomala

Rakennus- ja saneerausalalla ollaan jo ymmärretty dokumentoinnin tärkeys. Hyvin dokumentoitu työ on arvokkaampi, parantaa asiakas- ja työntekijäkokemusta ja tuo myös laadunvalvontaan lisäarvoa. Mutta mistä tietää, minkälainen dokumentointityökalu kannattaa hankkia? Tässä artikkelissa nostetaan tärkeimpiä kriteerejä esille.

  1. Nykyaikaisuus
    Kun mitä tahansa ohjelmistoa on hankkimassa, kannattaa kiinnittää huomiota nykyaikaisuuteen. Tämä pätee myös dokumentointityökalua valittaessa. Se, että onko dokumentointityökalu nykyaikainen, selviää yleensä jo tarkastelemalla ohjelmiston ulkoasua tai esimerkiksi palvelua tarjoavan yrityksen nettisivuja. Jos kummasta tahansa tulee mieleen Windows 95, niin todennäköisesti aika on ajanut myös sovelluksesta ohitse.

    Jos ohjelmisto on vanha tai sillä on niin sanottua kehitysvelkaa, todennäköisesti myös käyttökokemus kärsii. Monenlaiset ongelmat kuten hitaus, kaatumiset, hidas kehittyminen ja monenlaiset epäloogisuudet vievät käyttökokemuksen ja lisäarvon heikoiksi. Todennäköisesti ohjelmisto on pitkään yrityksellänne käytössä, joten jos se on jo tänään aikaansa jäljessä, tilanne ei tule parantumaan tulevaisuudessakaan.
  2. Palvelua tarjoava yritys
    Jotta dokumentointityökalu kehittyy tulevaisuudessa ja sen käyttö on nopeaa ja luotettavaa, pitää palvelua tarjoavalla yrityksellä olla edellytykset kehittää softaa paremmaksi. Yrityksellä pitää olla riittävää osaamista tuotekehityksessä, riittävää ymmärrystä ja kokemusta teidän toimialastanne sekä riittävät taloudelliset resurssit, jotta voitte luottaa pitkään yhteistyöhön. Paraskaan ohjelmisto ei ole paras enää tulevaisuudessa jos ei pystytä maksamaan palkkaa kehittäjille tai investoimaan nopeampiin ja parempiin palvelimiin tai tietoturvaan sekä testaukseen.

    Ohjelmiston ominaisuuksien lisäksi pitää panostaa vakauteen, ohjelmiston kehittämiseen, olemassa olevien ominaisuuksien parantamiseen, tietoturvaan sekä testaukseen. Jotta tämä on mahdollista, palvelua tarjoavan yrityksen pitää olla kannattava ja kasvava. Joko niin, että yritys itse pystyy rahoittamaan toimintaansa tai sitten yrityksellä pitää olla sellaiset omistajat, jotka pystyvät rahoittamaan kasvavaa yritystä. Joskus tähän riittää se, että pieni yritys kuuluu isompaan konserniin, josta voidaan taata edellä mainitut asiat.
  3. Helppokäyttöisyys
    Dokumentointityökalu on sananmukaisesti työkalu eli se kulkee työntekijöiden mukana – taskussa. Toisin sanoen työkalua käytetään usein työmaaolosuhteissa ja kännykällä. Voitaisiin puhua pelkästään mobiilidokumentoinnista – niin yleistä mobiilikäyttö on. On siis selvää, että jos sovellus on epälooginen tai vaikeasti käytettävä, sen käyttö jää vähälle tai loppuu kokonaan. Ohjelman pitää olla mobiilioptimoitua sekä nopeaa. Kännykällä painikkeiden pitää olla isoja ja selkeitä ja esimerkiksi kuvien on hyvä pienentyä automaattisesti ja mennä oikeisiin paikkoihin sovelluksessa. Periaatteena on, että raportin täyttäminen on yhtä nopeaa kun valokuvien ottaminen kännykällä – siis todella nopeaa.

    Helppokäyttöisyydestä saa varmuuden kun tutustuu dokumentointityökaluun demon kautta ja näkee, miten sitä käytännössä käytetään. Toki helppokäyttöisyys koskee myös raporttipohjien muokkausta ja muuta käyttöä, mikä tapahtuu esimerkiksi tietokoneella. Tästä on myös hyvä varmistua demokäytössä.
  4. Laajennettavuus / lisäominaisuudet
    Yleensä dokumentointia tai raportteja ei haluta tehdä irrallaan työmaiden tai projektien muusta toiminnasta. Tämän vuoksi on monesti huono asia, jos dokumentointi tapahtuu toisessa täysin erillisessä järjestelmässä ja muu toiminnanohjaus / projektienhallinta toisessa. Otetaan tästä esimerkki: Kattoremonttimyyjä tekee katon kuntoarvion dokumentointityökalulla. Hän syöttää asiakastiedot, jotta saa asiakkaan tiedoilla olevan raportin (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, laskutusosoite jne). Seuraavaksi hän haluaa tehdä tarjouksen asiakkaalle, sitten kun asiakas hyväksyy tarjouksen niin työ pitäisi aikatauluttaa, kalenteroida, seurata työtunteja ja laskuttaakin. Olisi hyvä, jos myyjän syöttämät asiakastiedot kulkisivat mukana seuraaviin vaiheisiin eikä välissä tarvitsisi avata toista ohjelmaa puhumattakaan tietojen kopioimisesta tai hakemisesta eri järjestelmien välillä.

    Tämän vuoksi kannattaa hankkia sellainen dokumentointityökalu, joka on joko suoraan toiminnanohjausjärjestelmän sisällä tai ainakin integroitavissa siten, että asiakastiedot ja muut tiedot liikkuvat sovelluksien välillä eikä tarvitse siirrellä ristiin rastiin tai kaivella sähköposteja. Tämän asian voi helposti testata: hae asiakkaan nimellä tai osoitteella tietoja toiminnanohjausjärjestelmästä. Jos sieltä löytyy samalla haulla tilaukset, tarjoukset, laskut SEKÄ täytetyt dokumentit / raportit, niin tällöin tämä kohta 4 on kunnossa!

    Kannattaa valita sellainen dokumentointityökalu, johon voi liittää myöhemmin lisäominaisuuksia, esimerkiksi tuntikirjaus, laskutus, kalenterointi tai tarjouslaskentatyökalu.
  5. Dokumentti- ja raporttipohjien muokattavuus
    Dokumenttien täyttämisen helppous on ykkösasia, mutta lähes yhtä tärkeää on se, että dokumentti- ja raporttipohjia pystyy muokkaamaan. Ja se, että muokkaaminen on helppoa. Paras tapa tähän on yleensä editori, jossa näkee samaan aikaan lopputuloksen kun tekee muutoksia pohjaan. Jos esimerkiksi lisää koepainepöytäkirjaan allekirjoitus-ominaisuuden niin näkee heti, miltä se näyttää pdf-tuotoksessa samaan aikaan. Yritystoiminnan ja vaatimusten muuttuessa hyviäkin raporttipohjia pitää päivittää ja muuttaa. On hyvä, jos nämä voi tehdä helposti itse eikä tarvitse opiskella tai kysellä ulkopuolisilta apua.

  6. Tukipalvelut ja palveluntarjoajan referenssit
    Yhtä tärkeää kuin ohjelmiston laadukkuus on myös ohjelman käyttöön liittyvät tukipalvelut. Kun tulee ongelmatilanne tai halutaan jokin uusi ominaisuus käyttöön, olisi hyvä jos palvelua tarjoavan yrityksen tavoittaa puhelimella tai sähköpostilla ja saa heti vastauksen. Paraskaan ohjelma ei aina osaa itse perehdyttää uutta työntekijää ja tällöin on tavattoman arvokasta, että voi soittaa tukipuhelimeen ja kysyä apua. Ja vaikka ohjelmisto olisikin tuttu juuri tänään, niin vuoden päästä on tullut paljon uusia ominaisuuksia ja niiden käyttöön voi liittyä kysymyksiä, jotka on hyvä käydä esimerkiksi puhelimessa läpi.

    Omana kohtana mainitsen vielä yrityksen referenssit. Jos näet, että dokumentointisovellusta tarjoavalla yrityksellä on referenssinä tunnettuja sinun toimialan yrityksiä, vieläpä jos he ovat olleet valmiita suosittelemaan sovellusta. Tällöin tiedät, että voit melko luottavaisin mielin itsekin ottaa dokumentoitityökalun käyttöön. Yleensä vain tyytyväiset asiakkaat suostuvat olemaan nimellä suosittelemassa palvelua.

Käytä edellä mainitsemaani 6 kohdan muistilistaa apuna kun valitset dokumentointityökalua. Jos jokaiseen kohtaan saat tyydyttävän vastauksen, voit olla varma että sinulla on vuosikausiksi toimiva, helppo, kehittyvä ja luotettava sovellus joka tuo merkittävää lisäarvoa sinun yrityksen pyörittämiseen ja pystyt pitämään palvelun korkealla tasolla. Työntekijä kiittää, asiakas kiittää ja business kiittää!

Ps. Esittelemme Easoft Docs -dokumentointityökalun 30 min etäpalaverissa maksutta – varaa aika klikkaamalla tästä linkistä.

Kirjoittaja: Joona Suomala

Lataa maksuton tietopaketti:

Seitsemän rahanarvoista syytä dokumentoida työkohteet

Koostimme tietopaketin siitä, miksi työkohteet kannattaa dokumentoida ja miten dokumentointi auttaa tehostamaan liiketoimintaasi.